住民票の写し等の交付に係る本人通知制度

1　本人通知制度とは

事前に登録の申込みをされた方の住民票の写し等を本人の代理人又は第三者に交付した場合に、交付した事実を登録者本人に通知をするものです。
この制度は住民票の写しなどの不正取得の早期発見や、委任状の偽造などによる不正請求の抑止につながることを目的としています。

この制度を利用するには、事前に登録が必要です。

1. 本人通知制度登録者（登録希望者のみ。主に豊田市に住民票又は戸籍の登録がある人）
   ：豊田市（市民課、各支所・各出張所）へ事前登録の申込み
   ただし、豊田市駅西口サービスセンターを除きます。
2. 代理人・第三者
   ：豊田市（市民課、各支所・各出張所、豊田市駅西口サービスセンター）へ住民票の写し等の請求
3. 豊田市（市民課、各支所・各出張所、豊田市駅西口サービスセンター）
   ：代理人・第三者へ住民票の写し等の交付
4. 豊田市（市民課）
   ：本人通知制度登録者（登録希望者のみ。主に豊田市に住民票又は戸籍の登録がある人）へ交付した事実を通知

2　登録できる人

• 豊田市の住民票に記載されている人（除票に記載されている方も含む）
• 豊田市の戸籍に記載されている人 （除籍に記載されている方も含む）

（注意）死亡された人、失踪宣告を受けた人又は、国内に住民登録の無い人は、登録対象外のため登録できません。

3　通知の対象となる証明書

• 住民票（除票を含む）の写し、住民票記載事項証明書（請求者が持参したものを除く）
• 戸籍（除籍、改製原を含む）謄抄本
• 戸籍の附票（除附票を含む）の写し
• 戸籍記載事項証明書（請求者が持参したものを除く）
• 除籍記載事項証明書（請求者が持参したものを除く）

4　通知する内容

• 証明書の交付年月日
• 交付した証明書の種別及び通数
• 交付請求者の種別（代理人、第三者）

交付通知書の内容を確認されたい場合は、豊田市個人情報保護条例の規定に基づく開示請求の手続きをご利用ください。なお、手続きの方法につきましては、あらかじめ、お電話等でお問合せください。

開示請求の窓口

• 公文書管理センター 東庁舎7階
  電話　0565-34-6817

5　登録期間（登録の更新）

登録日から起算して3年間です。登録の更新も可能です。
引き続き登録を希望する場合は、登録満了通知書を受け取ったときから登録期間満了日までの間に登録更新の申込をしてください。

6　登録手続き方法

登録（登録の更新も含みます）を希望される人は、市役所市民課または各支所・出張所の窓口で手続きを行ってください。また、疾病等で窓口に来られない場合は、郵送による手続きも可能です。

（1）窓口での手続き方法

ア.登録場所：豊田市役所市民課、各支所・各出張所（ただし、豊田市駅西口サービスセンターを除く。）
イ.受付時間：平日の午前8時30分～午後5時15分
ウ.必要書類：以下の（ア）と（イ）が必要です

（ア）豊田市本人通知制度登録申込書（新規・更新）
（イ）本人確認書類等
（以下の「窓口で手続きができる人と本人確認書類等一覧表」によりご確認ください。）

窓口で手続きができる人と本人確認書類等一覧表

手続きできる人	必要書類
本人	本人確認書類（注釈1）（原本を提示）
15歳未満の法定代理人	法定代理人の本人確認書類（原本を提示） 法定代理人の戸籍謄本等（提示） （関係確認のため。ただし、本籍が豊田市の場合は不要です。）
成年後見人	成年後見人の本人確認書類（原本を提示） 登記事項証明書等（原本を提示）
代理人	代理人の本人確認書類（原本を提示） 代理権授与通知書（原本を提出）

（注釈1）本人確認書類について

1種類でよいもの

• 運転免許証
• パスポート
• マイナンバーカード、運転免許証、在留カードなど官公署が発行した顔写真付きの本人確認書類

2種類必要なもの（注釈2）

1. 健康保険証、年金手帳、年金証書、医療費受給者証（市町村発行のもの）など
2. その他本人であることを確認できる書類
   学生証
   法人がその職員に対して発行した資格証明書等
   預金通帳
   キャッシュカード
   診察券 など

（注釈2）上記1、2の書類を各1つずつ、または1の書類が2つ必要です。

（2）郵送による手続き方法

ア.登録場所：豊田市役所市民課のみ
イ.必要書類：以下の（ア）と（イ）が必要です

（ア）豊田市本人通知制度登録申込書（新規・更新）
（イ）本人確認書類等：以下の「郵送により手続きできる人と本人確認書類等一覧表」をご確認ください。

ウ.送付先：〒471-8516 愛知県豊田市西町3丁目60番地
豊田市役所　市民課　本人通知制度担当者
エ.その他：手続き完了後、豊田市から手続済証を送付します。

郵送により手続きできる人と本人確認書類等一覧表

手続きできる人	必要書類
本人	本人確認書類の写し
15歳未満の法定代理人	法定代理人の本人確認書類の写し 法定代理人の戸籍謄本等 （関係確認のため。ただし、本籍が豊田市の場合は不要です）
成年後見人	成年後見人の本人確認書類の写し 登記事項証明書等
代理人	代理人の本人確認書類の写し 代理権授与通知書

7　登録内容の変更及び廃止

登録内容に変更が生じた場合または登録を廃止したい場合は、必ず手続きをお願いします。
（注意）変更の届出をされない場合は、登録を取り消させていただくこともあります。

（1）窓口での手続き方法

ア.登録場所：豊田市役所市民課、各支所・各出張所（ただし、駅西口サービスセンターを除く）
イ.受付時間：平日の午前8時30分～午後5時15分
ウ.必要書類：必要書類：以下の（ア）と（イ）が必要です

（ア）本人通知制度登録（変更・廃止）届出書
（イ）本人確認書類等：上記6（1）の「窓口で手続きできる人と本人確認書類等一覧表」をご確認ください。

（2）郵送による手続き方法

ア.登録場所：豊田市役所市民課のみ
イ.必要書類：以下の（ア）と（イ）が必要です

（ア）本人通知制度登録（変更・廃止）届出書
（イ）本人確認書類等：上記6（2）「郵送により手続きできる人と本人確認書類等一覧表」をご確認ください。

ウ.送付先：〒471-8516 愛知県豊田市西町3丁目60番地
豊田市役所　市民課　本人通知制度担当者
エ.その他：手続き完了後、豊田市から手続済証を送付します。

8　各種様式等のダウンロード

• 本人通知制度パンフレット （PDF 219.7KB）
• 本人通知制度登録申込書（新規・更新） （PDF 47.6KB）
• （記入例）本人通知制度登録申込書（新規・更新） （PDF 173.9KB）
• 本人通知制度登録（変更・廃止）届出書 （PDF 82.9KB）
• （記入例）本人通知制度登録（変更・廃止）届出書 （PDF 161.0KB）
• （本人通知制度手続き用）代理権授与通知書 （PDF 141.8KB）