報道発表資料　電子データによる公文書の開示手続における事務誤り及び不開示情報の漏えいについて

本日、報道発表した「電子データによる公文書の開示手続における不開示情報の漏えいについて」（以下、「下水道建設課の事案」という。）のとおり、本市がCD－Rを用いて電子データにより開示した公文書において、黒塗りした個人情報などの不開示情報を、特定の操作をすることにより識別できる状態であるものが確認されました。
これを受けて過去の事案を調査したところ、同様の事務誤り及び不開示情報の漏えいが判明しました。

経緯

• 6月3日（金曜日）　下水道建設課の事案において、不開示情報の漏えいが発覚。過去における同様の事案の有無について、調査を開始
• 7月28日（木曜日）　調査の結果、特定の操作により、不開示情報が識別できる状態である電子データを提供した事案が23事案（下水道建設課の事案は含まない。）あることが判明
• 8月8日（月曜日）　上記事案の開示請求者への事情説明、状況確認、CD－Rの回収依頼等の対応を開始
• 8月18日（木曜日）　上記事案について、開示請求者への対応完了

調査及び対応の結果

＜不開示情報が漏えいした事案：3事案＞

• 開示請求者が、黒塗りされた不開示情報（個人情報）を識別していたため、開示請求者に不開示情報（発注工事（4法人分）の施工写真に写っている作業員の顔、氏名等）が漏えいしました。

＜不開示情報の漏えいが確認されていない事案：20事案＞

• 開示請求者が、黒塗りされた不開示情報を識別していなかったため、不開示情報の漏えいは確認されていません。
• 20事案のうち18事案は、CD－Rの回収又は廃棄済みであることの確認等を実施済みです。
• 残りの2事案は、開示請求者が電子データ（特定事業者の取締役会議の議事内容）のコピーをサーバー（接続可能者が限られたもの）に一定期間アップロードしていたことを確認しましたが、第三者による同サーバーからのデータのダウンロードの有無は確認できませんでした。

原因

• 黒塗り後の電子データの変換において、不適切な処理をしてしまったため。
• 特定の操作により不開示情報が識別できる状態にならないよう、令和3年3月に黒塗り後の電子データの変換に係る処理マニュアルを策定したが、その周知が不十分であったため。
• それ以前は庁内において、適正に電子データを変換するルールが存在していなかったため。

謝罪の対応

不開示情報が漏えいした3事案及び電子データのコピーがサーバーにアップロードされた2事案については、関係者への謝罪を実施しているところです。

再発防止策

• 黒塗り後の電子データの変換に係る処理方法について、全庁各課に対し注意喚起を実施しました。また、毎年の文書事務担当者説明会において、注意喚起を行うこととしました。
• 個別の開示決定の処理過程において、各課の担当者に黒塗り後の電子データの変換に係る処理方法を毎回周知するようにしました。
• 今後、黒塗り後の電子データの変換の処理について、人為的ミスが生じ得ない手法を研究します。