図書資料等の返却催告書の誤送付について

豊田市中央図書館は、図書資料等の返却催告書（※）を発送するにあたり、誤って古いデータを利用したことで既に返却した人に返却催告書を発送してしまいました。

※「返却催告書」とは、貸出資料の返却期限が過ぎている人に返却を促すためのお知らせ

発生日（発送日）

令和元年12月4日（水曜日）

経緯

・12月4日（水曜日）返却催告書を発送
・12月5日（木曜日）午後6時ごろ、誤送付の発覚（催告書が届いた人からの問合せによる）

対象者

219人
※本来発送すべき対象者は466人

原因

• 豊田市中央図書館の指定管理者であるTRC・ホーメックス共同企業体が返却催告書を作成・発送する際に、印刷すべき最新データと過去のデータを同じフォルダに保存していたため、誤って過去のデータを印刷してしまった。
• 一人で作業を行っており、確認が不十分であった。

現在までの対応

• 12月5日（木曜日）午後6時30分ごろから 対象者へ電話にて誤送付の連絡とお詫び（175人）
• 12月6日（金曜日）電話での連絡ができなかった方へ手紙を送付（44人）

※本来発送すべき対象者には12月11日頃発送予定

再発防止策

• 最新データと印刷済のデータは別フォルダで保存する。
• 複数人で作業を行い、送付前に作成者とは別の職員で確認することを徹底する。